Boncategorieën voor de boekhouding van kleine bedrijven

Categorisatie is het weinig glamoureuze werkpaard van de boekhouding. Goed gedaan is de aangifte aan het eind van het jaar in wezen mechanisch. Slecht gedaan en je verspilt uren met het reconstrueren van de categorie van een bepaalde Amazon-bestelling.

De werkset

• Maaltijden — eten, koffie.
• Vervoer — taxi's, brandstof, OV.
• Reizen — vluchten, hotels, treinen voor een specifieke reis.
• Kantoor — kantoorartikelen, apparatuur, meubels.
• Nutsvoorzieningen — telefoon, internet, elektriciteit.
• Abonnementen — software, SaaS, cloud diensten.
• Zorg — medisch, tandheelkundig.
• Entertainment — klantenontvangst, evenementen.
• Privé — expliciete tag "geen zakelijke uitgave".
• Overig — de "weet ik nog niet" bucket.

Hoe ze aansluiten op belastingformulieren

• Nederland (Aangifte IB): "Kosten" met sub-buckets voor reiskosten, kantoorkosten, telefoon/internet.
• VS (Schedule C): "Meals" (50%), "Car and truck", "Office expense", "Utilities".
• VK (SA103): "Travel and subsistence", "Office costs", "Other allowable expenses".
• Duitsland (Anlage EÜR): "Bewirtungskosten", "Reisekosten", "Bürobedarf".

De mixgevallen

Het Amazon-probleem

Een Amazon-bestelling kan kantoorartikelen, privé-boeken en gereedschap bevatten — gecategoriseerd op bestelniveau. Voor kleine bestellingen (<50€), kies de dominante categorie.

Het supermarkt-probleem

Je koopt kantoorkoffie en privé-boodschappen op hetzelfde bonnetje. Categoriseer niet alles als "kantoor".

Het telefoon-probleem

Je mobiel is 70% werk, 30% privé — welke categorie en welk bedrag? Conventie: claim 70% als "nutsvoorzieningen".

Leveranciers-autodetectie

Receipt Ripper detecteert categorieën automatisch op basis van de leveranciersnaam. Perfect voor monoproductverkopers (Shell → vervoer, Starbucks → maaltijden), onvolmaakt voor mixverkopers (Amazon, Apple Store).

Consistent blijven over tijd

Het onderschatte principe: consistentie wint van correctheid. Conventie eenmaal gekozen, hou hem aan voor het hele belastingjaar.

Zie bonnen organiseren voor belastingseizoen en btw op bonnen.