Categorías de recibos para la contabilidad de pequeñas empresas

La categorización es la herramienta poco glamurosa de la contabilidad. Hazlo bien y la presentación es prácticamente mecánica al final del año. Hazlo mal y pasas horas reconstruyendo qué categoría era determinado pedido de Amazon.

El conjunto de trabajo

Una lista de categorías debe ser corta de memorizar y suficientemente larga para ser útil. El punto dulce es alrededor de 8-10 categorías:

• Alimentación — comidas, café.
• Transporte — taxis, combustible, transporte público, peajes.
• Viajes — vuelos, hoteles, trenes, lo reservado para un viaje específico.
• Oficina — suministros, equipo, mobiliario, ordenadores, monitores.
• Suministros — teléfono, internet, electricidad (proporción si home office).
• Suscripciones — software, SaaS, servicios cloud, formación online.
• Sanidad — médico, dental, recetas.
• Entretenimiento — entretenimiento de clientes, eventos.
• Personal — etiqueta explícita de "no es un gasto de empresa".
• Otro — el bucket explícito de "aún no sé".

Cómo mapean a los formularios fiscales

Cada formulario fiscal mayor tiene aproximadamente las mismas categorías:

• España (Modelo 130): "Gastos de explotación" con sub-buckets para "Suministros", "Compras corrientes", "Manutención".
• EE. UU. (Schedule C): "Meals" (50%), "Car and truck" + "Travel", "Office expense" + "Supplies", "Utilities".
• Reino Unido (SA103): "Travel and subsistence", "Office costs", "Repairs and renewals".
• Alemania (Anlage EÜR): "Bewirtungskosten", "Reisekosten", "Bürobedarf".

Casos límite

El problema de Amazon

Un pedido de Amazon puede contener material de oficina, libros personales, herramientas — categorizado a nivel de pedido. Para pedidos pequeños (<50€), elige la categoría dominante. Para grandes, divide.

El problema del super

Compras café de oficina y comestibles personales en el mismo tique. No categorices el todo como "oficina" — sobre-declararías. Pide tiques separados o anota "porción de empresa".

El problema del teléfono

Tu móvil es 70% empresa, 30% personal — ¿qué categoría y qué importe? Reclama 70% como "suministros" y el resto como personal.

Auto-detección por proveedor

Receipt Ripper auto-detecta categorías basándose en el nombre del proveedor. Funciona perfecto para vendedores monoproducto (Repsol→transporte, Starbucks→alimentación) y mal para los que venden de todo (Amazon, Apple Store). Confía en la auto-detección para casos fáciles, override para los ambiguos.

Mantenerse consistente

El principio infravalorado: la consistencia gana a la corrección. Una vez elegido un criterio — "categorizo comidas con clientes como 'alimentación', no 'entretenimiento'" — mantén eso todo el año fiscal.

Ver organizar recibos para la temporada de impuestos y IVA en recibos.